テレワークでのコミュニケーションツール
在宅勤務が進んでいる昨今ですが、在宅勤務者と出勤者とのコミュニケーションをどのように取ればスムーズにいくかという問題があります。仕事は一人でするものではないため、うまくコミュニケーションがとれないと、情報共有ができなくてテレワーク勤務も上手くいかなくなります。
コミュニケーションツールとしては、すでに皆様が利用されているツールがメインツールと思います。Eメール、チャット、会議システム、情報共有ツールとしてデータ共有やSNSの活用があげられると思います。
チャットツール
テレワークにおけるコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットが広まっています。特に若い世代では、ITツールに慣れているため、電話やEメール、web会議などより、チャットの方が使いやすいということもあるでしょう。代表的なチャットツールにはチャットワークやラインワークスなどがあります。
会議システム
会議システムの利用は、テレワーク勤務者とのコミュニケーションだけでなく、時間や交通費のコスト削減にもなります。社内会議はもちろんのこと、社外との会議も可能であるため、効率よく業務を運ぶことができます。会議システムも、いろいろありますが、ＺＯＯＭが、一般的に使われていると思います。
さらに、会議は、音声や映像の品質が良好なコミュニケーションになるため、マイク・スピーカー、カメラやディスプレイなどの会議用デバイスが重要になってきます。
情報の共有
テレワーク勤務者との情報共有も、コミュニケーションには必要です。まず、データの共有ですが、インターネットにファイルを保存できる「オンラインストレージサービス」を利用することで、円滑なやり取りができます。
相互の簡単なメッセージ等は、SNSを利用するのが一般的だと思いますが、こちらに関しては、社外に漏れては困るような機密情報は扱わないようにする方針を定めることが良いと思います。
電話対応や転送
テレワーク勤務者へ会社に電話がかかってくることもあります。その場合、どのような対応ができるでしょうか。会社にかかってきた電話を、テレワーク勤務者へ再度取り次ぐというのは、大変効率が悪く、出勤者にとっては、不要な仕事の増加になってしまいます。
そこで、テレワーク勤務者へ直接つなげるスマホの内線電話化があります。ただ、各社員に、会社が各１台スマホを支給するとなると、端末代だけでなく基本料金など、コストがかかります。社員個人のスマホを私用するのも問題があります。個人のスマホで講師の電話料金を分けることができるものもあるようですが、電話に関しては、会社が独自に、どのように扱うかを考える必要があります。
テレワークには、いろいろな諸問題もありますが、１つずつ、よい方策を見つけて、よいテレワーク環境を作りましょう。
